Detaylı Görev Tanımları ve Örnek İş Kalemleri

 

Görev Tanımları

 

• Bölüm Sayfası İçerik Yönetimi

 

 

Bölüm sayfasına ce.metu.edu.tr üzerinden erişilir. Bu sistem Bilgi İşlem’in sunmuş olduğu MİYS (Drupal) üzerinden işletilir. Bu sayfanın içerik güncellemesi görevi CEITECH’e aittir. Bölüm duyurularının eklenmesi, bölüm yönetim, komiteler, öğretim üyeleri, araştırma görevlileri ve idari kadro bilgilerinin güncel tutulması, düzenli kırık link tespiti ve düzeltilmesi, öğrenci işleri için sağlıklı bilgi giriş ortamı sağlanması gibi görevlerin yer aldığı iş koludur.

 

• Panel Sistemi

 

Bu sistemin geliştirilmesi ve işletilmesi görevi CEITECH tarafından yürütülür. Bu sistem bölümdeki her nevi personele açık olup, şu hizmetleri sağlar: Kullanıcı CV Yönetimi, IP Kaydı, Oda ve sınıf rezervasyonları, Sınav rezervasyon sistemi, Sorun Bildirme, açılan derslerin bilgilerinin listelenmesi, RE/TE derslerinin yerleştirmeleri, asistan görevlendirme, anket hazırlama ve sunma, ABET raporları, staj yönetimi, öğrenci ve personel izinlerinin takibi ve lisanslı yazılımlar kataloğu

 

• Utilities Sistemi

 

Bu sistemin geliştirilmesi ve işletilmesi görevi CEITECH tarafından yürütülür. Bu sistem bölümümüz öğrencileri ve yetkisiz kullanıcılar için hazırlanmış olup, Sarı Taşıt Pulu başvuruları, Sağlık Raporu Kontrolü, Anket gibi daha çok entegre olmayan hizmetleri içerir.

 

• Ders Yerleştirme Sistemi

 

Bu sistemin geliştirilmesi ve işletilmesi görevi CEITECH tarafından yürütülür. Sistemin hem öğrencilere açık (Utilities), hem öğretim elemanlarına ve idari personele açık kısımları (Panel) vardır.

Dönem başlarında öğrenci-akademisyen-öğrenci işleri üçgeninde ilerleyen 4. sınıf RE/TE seçme sistemi aşağıda belirtilen aşamalardan oluşmaktadır:

• Elective takviminin belirlenmesi (bölüm yönetimi tarafından)
• Öğrenci ve hocalara takvimin e-posta ile duyurulması
• Öğrenci notlarının ve ortalamalarının Öğrenci İşleri’nden alınması
• Birden fazla girilmiş aynı derslerin silinmesi
• Açılan elective derslerin ve programlarının panele girilmesi
• Panele notların ve ortalamaların girilmesi
• Öğrencilere sistemin nasıl çalıştığının duyurulması
• Birinci aşama: Sistem sadece öğrencilere açık, akademisyenlere kapalı.
• Hocalara sistemin nasıl çalıştığının duyurulması
• Birinci aşama: Sistem öğrencilere kapatılacak, sadece akademisyenlere açılacak.
• İkinci aşama: Sistem öğrencilere ve akademisyenlere açık
• Öğrenci ve akademisyenlere interaktif sistemin kapatılması

 

• Sınav Rezervasyon Sistemi

 

Sınav rezervasyon sistemi sınav dönemi gelmeden akademisyenlerin kullanımına hazırlanması gereken bir hizmettir. Bu hizmet akademisyenlere ilgili dersler için sınav yeri ve gözetmenleri rezervasyonu yapmalarını sağlar. Ayrıca sistem sayesinde adaletli bir gözetmen görev dağılımı sağlanmış olur, ve bu raporlanarak bölüm başkanlığına talep doğrultusunda sunulur.

Sınav rezervasyonu sisteminin hazır hale getirilmesi sürecinde şu aşamalardan geçilir:

• Ayrılan asistanların ve hocaların panel sisteminde kontrolünün yapılması
• Derslerin ve programların panele girilmesi
• Ders programlarının kontrolü
• Öğrenci asistanının ders asistanları listesini toplaması
• Ders asistanlarının sisteme girilmesi
• Hocalara ve asistanlara sistem açılış tarihinin e-posta ile duyurulması
• Sistemin açılması

 

• Staj Sistemi

 

Bu sistemin geliştirilmesi ve işletilmesi görevi CEITECH tarafından, Belgin Turan ile koordineli bir şekilde yürütülür. Öğrenciler staj başvurularını bu sistem üzerinden yaparlar. Kendilerine staj başvurularıyla ilgili cevaplar da bu sistem aracılığıyla iletilir. Sistemin hem öğrencilere açık (Utilities), hem öğretim elemanlarına ve idari personele açık kısımları (Panel) vardır.

 

• ABET Raporlama

 

ABET kriterlerinden birisi olan ve her ders için yapılması gereken Student Outcome ve Course Learning Outcome durum raporlarının hazırlandığı sistemdir. Bu sistemin geliştirilmesi ve işletilmesi görevi CEITECH tarafından yürütülür. Öğretim elemanları bu sisteme Panel üzerinden erişirler. Yetkili kullanıcılar mevcut tüm ABET raporlarına bu sistem üzerinden erişebilirler. Hazırlanan raporlar ABET heyetine sunulmak üzere appendix halinde talep edilen dönemlerde hazırlanır.

 

• Mail Listeleri

 

Duyurular için kullanılan bu listelere kişilerin eklenmesi ve çıkarılması görevi CEITECH’e aittir.

 

• Yazılım Lisansları

 

Bölümümüz adına lisanslanmış yazılımların güncel listesi ve kurulum kılavuzları CEITECH tarafından güncellenerek Panel üzerinden yayınlanır. Yazılımların lisanslarının temini, eğer yazılım bedava akademik bir versiyon sağlıyor ise Türker Teke tarafından yapılır. Aksi takdirde yazılımı talep eden hoca lisansı da temin eder. Kurulum ve güncellemelerden yine CEITECH sorumludur.

 

• Bilgisayar Laboratuvarları

 

PCLAB1’deki bilgisayarların yazılımları kısmen (bölümümüz dersleri için kullanılan bazı programları İnşaat Mühendisliği CEITECH yükler) ODTÜ Bilgi İşlem tarafından yüklenir. Bu labdaki bilgisayarların donanımsal sorunlarına da ODTÜ Bilgi İşlem bakar. PCLAB1 sürekli olarak öğrencilerin kullanımına açıktır. Labın açık olduğu tüm saatlerde bir öğrenci asistanı görevli olarak bu odada hazır bulunur. PCLAB2’deki bilgisayarların donanım sorunlarına Ali Özdemir bakar. Bu bilgisayarlardaki yazılımlar, öğretim elemanlarının talepleri üzerine güncellenerek, her dönemin başında CEITECH sorumluluğunda yüklenir. Bu laboratuvar sadece dersler, sunumlar ve eğitim faaliyetleri için açılır.

Her güz dönemi başlangıcı PCLAB2 için hazırlanma aşağıdaki aşamaları içerir:

• Hocalara planlanan program listesinin duyurulması ve isteklerin alınması
• Master bilgisayara program kurulumlarının yapılması ve her birinin test edilmesi
• Bilgisayarın imajının alınması
• Lisans sunucusuna imajın aktarılması
• Tüm bilgisayarlara network üzerinden format atılması
• Her bilgisayara reboot/restore programının kurulması

 

• Sınıflardaki Cihazlar

 

TH, CS ve DR sınıflarındaki bilgisayar, projektör, vb. cihazların bakımı işlemi Ali Özdemir tarafından yürütülür. Kendisine yazılımların yüklenmesi, bilgisayarlarda gereken performans iyileştirmeleri gibi noktalarda destek sağlanır.

 

• Fotokopi Makineleri

 

Dersler ve kişisel kullanım için tahsis edilmiş fotokopi makinelerinin kullanıcı hesaplarının yönetimini CEITECH yürütür. Dönem başında gerekli şifre yenilemeleri yine CEITECH tarafından yapılır.

 

• Ders Web Sayfaları

 

Courses.ce.metu.edu.tr sunucusunun yönetimi CEITECH’ne aittir. Dönem başında yeni derslerin eklenmesi, kullanıcı tanımlamaları ve düzenli yedekleme işlemleri CEITECH’in sorumluluğundadır.

 

• Dijital Duyuru Ekranları

 

K1 binasında zemin kat ve 1. katta bulunan dijital ekran panolarının içeriği CEITECH sorumluluğunda öğrenci asistanı yardımıyla yürütülür.

 

• Kartlı Geçiş Sistemleri

 

K1 binasındaki sistem ODTÜ kapı geçiş sistemine entegredir. Fakat, bazı öğrencilerin kartlarının zaman zaman K1 binasını açmaya yetkili olmadığı görülmektedir. Bu gibi durumlarda düzeltme işlemi Türker Teke tarafından yapılır. Bu konudaki yetki ODTÜ Bilgi İşlem tarafından sadece kendisinin kullanıcı adına, sadece kendine ait IP adresi tanımlanarak yapılmıştır. Diğer binalardaki sistemler ise ODTÜ sistemine entegre değildir. Yerel bazı bilgisayarlar üzerinde kontrol edilen bu sistemlere kullanıcı kaydı, binadaki sorumlu bir personel tarafından yürütülür. K2 binasındaki veritabanı Kaan Kaatsız tarafından kontrol edilir. Yerel sistemlerdeki altyapı sorunlarının takibi ve giderilmesi sorumluluğu CEITECH’e aittir.

 

• Mevcut Sunucuların Bakımı

 

Panel, ders web sayfaları hizmetleri, IP dağıtma sunucusu, Veri sunucusu gibi sunucular K1 binasındaki kırtasiye yanındaki odada muhafaza edilir. Bu sistemlerin takibi konusundaki esas sorumluluk CEITECH’e aittir. Klima bozulması gibi odadaki arızalar tespit edildiğinde CEITECH tarafından bölümdeki yetkiliye bildirilir. Ayrıca bir monitör aracılığıyla aktif sunucuların düzenli olarak takibi yapılarak, sorunlara anında müdahale sağlanır.

 

• UPS Sistemlerinin ve Elektrik Altyapısının Takibi

 

PCLAB1 içindeki küçük odada ve kırtasiye yanındaki sunucu odasında çeşitli UPS cihazları bulunmaktadır. Bu cihazların takibi CEITECH tarafından gerçekleştirilir. Bu konudaki sorunlar Elektrik İşletme Müdürlüğüne bildirilir.

 

• Kablolu Ağlar

 

Bu konudaki esas sorumluluk Bilgi İşleme aittir. Fakat bölümümüzdeki network cihazlarını, kablolamayla ilgili sorunları CEITECH yakından takip eder ve ortaya çıkan sorunlarda Bilgi İşlem ile koordine olarak çalışır. İnşaat Mühendisliği Bölümü mensupları kablolu ağ hizmetini kullanmak istedikleri cihazların mac adreslerini panel sistemi üzerinde yer alan IP Kayıt Sistemi aracılığıyla kayıt ederek, internet kullanımı sağlar. Bu süreçte yaşanacak problemler ile CEITECH ilgilenir. Belli dönemlerde gerçekleştirilen kullanılmayan IP temizleme işlemi ile yine CEITECH ilgilenir.

 

• Kablosuz Ağlar

 

Bu hizmet bölümümüzün çeşitli yerlerine monte edilen kablosuz dağıtım cihazlarıyla ng2k isimli ağ üzerinden verilir. Zaman zaman kapsama alanlarının iyileştirilmesi amacıyla yeni cihazların takılması ve bazı cihazların yer değiştirilmesi işlemleri yapılmaktadır. Bu konudaki sorumluluk CEITECH’e aittir. ODTÜ Bilgi İşlem ile koordineli olarak hizmeti iyileştirmeye çalışmaktadır. Bu kapsamda bölümümüzde belli aralıklar ile memnuniyet anketleri CEITECH tarafından yapılmakta ve alından geri dönüşlere göre çalışmalar sürdürülmektedir.

 

• Güvenlik Kameraları

 

Bu konuda sorumlu CEITECH’dir. Bölümümüze ait samsung ve avenir marka güvenlik kameraları vardır. Bunlar K1, K2, K3, K4, K5, K6, K7 binalarında harakete duyarlı görüntü almaktadırlar. Özellikle K1 binası IP kameraların server kontrolleri, kayıt sisteminin sağlıklı çalıştığından emin olunması, kamera kayıt kalite kontrolü CEITECH tarafından yapılır. Bölüm başkanlığından talep edilmesi durumunda belirli zaman aralıklarındaki kayıtlar sistemden dışarıya alınıp bölüm başkanlığına teslim edilir.

 

• Hocaların, Asistanların, Uzmanların, Proje Görevlilerinin ve İdari Personelin Kişisel Bilgisayarının Bakımları

 

Bu konudaki Sorumlu Kişi Ali Özdemir’dir. Ali Bey çözemediği konuları ve gerekli yardımları CEITECH’den alır. Bu konuda bilgisayarlara format atılması ve lisanslı yazılımlar kurulması konusunda destek alınmaktadır.

 

• Şartnameler

 

Bölümümüzün ihtiyac duyduğu donanımlar ve yazılımların alımı konusunda destek verilmektedir. Bu konuda en bilgili görevli konuyla ilgilenir ve CEITECH bu konunun takibini yaparak gerekli düzenlemeleri yapar.

Örnek* İş Kalemleri Raporu

8 Kasım 2018 – 8 Şubat 2019

Aktif İşler

• K1 IP kamera sisteminin 24 saat kayıt alma sorununun çözülmesi
• Üst kat sunucu UPS arızası Elektrik İşletme Müdürlüğü desteğiyle giderilmesi
• Panel sunucusunun clouda düzenli yedeklenmesi çalışmaları
• PCLAB1 format ve yazılım kurulumları
• Panel sistemi üzerinde akademisyenlere field of interest kısmının eklenmesi, ve ce.metu.edu.tr adresi aracılığıyla sunulması
• Bölüm başkanlığı tarafından talep edilen Takdir belgesi tasarımının yapılması, düzenlenmesi
• PCLAB1 27 nolu bilgisayar açılmama sorununun düzeltilmesi
• PHD öğrencileri için durum takip sistemi oluşturulması
• Panel ders programı ekleme sisteminde düzeltme kısmında sadece bir gün programının silinmesinin sağlanması
• Panel sistemine kayıt olan kişilerin division olarak ceitech seçmelerinin engellenmesi
• Bölüm websitesi güncellemeleri
• Kablosuz ağ memnuniyet anketi sonucunun raporlanıp, ODTÜ Bilgi İşleme iletilmesi
• CE410 dersi alabilecekler listesinin çıkarılması
• RE/TE seçme sistemi (derslerin, programlarının ve kapasitelerinin girilmesi, 1. Ve 2. Aşamaların açılıp kapanması)
• Panel sistemi üzerinde kullanıcı listesi güncellenmesi

Tamamlanan İşler

• K1 bölümü IP kamera serverına yeni harddisk takılması, serverın yeniden kurulması, sürekli kayıt haliyle ayarlanmasının yapılması
• Bazı sınıfların relaxed kapasitesinin güncellenmesi
• Sunucu odası sol klima arızası takibi – giderildi.
• TH3 kamera arızası
• Otostop yazılımı anketi hazırlanması ve iletilmesi
• ATM girişi kartlı geçiş kilidinin değiştirilmesinin BOTT aracılığıyla sağlanması
• Yüksel Proje teşekkür yazısı tasarlanması, kaliteli kağıda bastırılması
• K2 kartlı geçiş sistemi çalışmama problemi çözümü
• K1 kartlı geçiş sistemi hatalı kapıların tespiti ve gerekli müdehalenin yapılması
• K4 kartlı geçiş sistemi eğitimleri, sisteme kullanıcı tanımlanması, schedule ayarlamaları konusunda sorumlu kişi desteklenmesi
• Sunucu odası 10 kva UPS arızası gerekli kişilere iletilmesi
• Servis ders sınavlarının panele eklenmesi

* (İşler düzenli kayıt altına alınmamıştır, örnek göstermek amaçlıdır.)